Մարդկային ռեսուրսները և տեղեկատվությունը հանդիսանում են ցանկացած ոլորտում գործող ընկերության հաջողության գրավականը: Արտադրություն, ապրանքների առևտուր կամ ծառայություննեի մատուցում. նշված որ գործունեության տեսակով էլ որ դուք զբաղվեք, աշխատակիցները, ղեկավարները կամ ենթականները պարբերաբար միմյանց հետ փոխանակում են տարատեսակ տեղեկատվություն: (ներքին հաղորդակցություն)
Բայց ինչպես գնահատել ընկերության ներքին հաղորդակցությունների արդյունավետությունը? Որտեղ է նրա թույլ կողմերը? Ինչպես այն «ուժեղացնել»? Այս հարցերին կարող են պատասխանել Ձեր աշխատակիցները: Ինչպես արդյունավետ հավաքել աշխատակիցների կարծիքը վերը նշված հարցերի մասին և դրանցից անել համապատասխան եզրակացություններ, կներկայացնենք ստորև:
Հաղորդակցությունների կառավարում (ներքին հաղորդակցություն)
Ընկերությունում առկա ցանկացած տեղեկատվություն, ինչպես նաև նրա փոխանակման ձևերը ընդհանրապես հանդիսանում են մենեջմենթի կարևոր տարր, իսկ մասնավորապես հաղորդակցության կառավարման տարր: Հաղորդակցությունները բաժանվում են երկու խմբի. 1. արտաքին – ընկերության հաղորդակցություն գործընկերների, առաքիչների, մրցակիցների և հաճախորդների հետ, և ներքին: Սովորաբար ներքին հաղորդակցությամբ զբաղվում է PR-ի բաժինը, եթե նման բաժին առկա է ընկերությունում, ինչպես նաև հենց ղեկավարները և աշխատակիցները, որոնց պարտականությունների մեջ մտնում է նման գործառույթ:
Ընդհանուր առմամբ ներքին հաղորդակցության գործառույթում մասնակցություն են ունենում կազմակերպության բոլոր աշխատակիցները:
Կազմակերպության ներքին հաղորդագրությունը կարող է լինել ուղղահայաց /տեղեկատվության փոխանակում ղեկավարից ենթականներին և հակառակը/ և հորիզոնական /տեղեկատվության փոխանակում բաժնի աշխատակիցների միջև կամ բաժինների միջև/:
Սրանք ֆորմալ ներքին հաղորդակցման ձևեր են, որոնք շատ դեպքերում կազմակերպություններում հիմնավորվում են ներքին իրավական ակտերի տեսքով, որպես օրինակ «Կառուցվածքային ստորաբաժանումների մասին Կարգ»: Առանձին անհրաժեշտ է առանձնացնել նաև տեղեկատվական հաղորդակցությունը, մասնավորապես «ծխարանում», ճաշի ժամանակ կամ միջանցքում փոխանակված տեղեկատվությունը տարածվում է շատ ավելի արագ և ակտիվ, որը ընդհանուր առմամբ չի կարող ազդեցություն չունենալ ընդհանուր հաղորդակցության համակարգի վրա:
Ինչպիսի միջոցներ են սովորաբար օգտագործվում կորպորատիվ հաղորդակցության ժամանակ: Դա իհարկե էլեկտրոնային փոստն է, Skype-ը, հեռախոսը, կորպորատիվ տեղեկատվական համակարգերը, թերթերը և վահանակները, պլանավորված հանդիպումները և ժողովները, ընդհանուր հավաքները և անհատական զրույցները:
Ընկերության վիճակի մասին տեղեկատվությունը, ընկերության նպատակները, խնդիրները և հիմնախնդիրները, բաժնի պետերի և կոնկրետ աշխատակիցների խնդիրները, նոր ապրանքների, ծառայությունների և հաճախորդների մասին տեղեկատվությունը, ապրանքների գները, կազմակերպչական որոշումները, հաշվետվությունների ձևերը, հաջողությունների և սխալների մասին տեղեկատվությունը, որոնք կարևոր են և ոչ այնքան, տարածվում են աշխատակցից աշխատակցին:
Եվ իհարկե, երբ ընկերությունը բավականին մեծ է և տեղեկատվությունը շատ է, կարող են առաջանալ խնդիրներ և թերություններ, եթե ընկերությունում ներքին հաղորդակցության համակարգը թերի է: «Չեն ասել», «Ոչ բոլորն են տեղեկացրել», «Ամբողջական չեն բացատրել», «Չհասկացա», «Ներկա չեմ եղել». այս ամենի գինը ուղիղ համեմատական է հաղորդակցության որակի հետ:
Պարզ օրինակ: Ընկերությունում, որը զբաղվում էր տեխնիկայի վաճառքով, փոխվել էին ապրանքների գները: Բաժնի պետերը նշված տեղեկատվությունը պահել էին իրենց մեջ և չէին փոխանցել իրենց ենթականերին: Այն հաճախորդները, որոնք հին գներով էին գնել, ստիպված եղան որոշ ժամանակ անց նոր գնով վճարել ապրանքի համար: Այս ամենն, իհարկե, լավ չանրադարձավ ընկերության հեղինակության վրա և հաճախորդների կողմից բացասական արձագանք ստացավ և որպես օրիանակ ազդեց նաև կազմակերպության շահույթի վրա:
Այդպիսի իրավիճակից, ենթադրվում էր, որ տնօրենը խիստ նկատողություն կհայտներ բաժնի պետերին և ինքն անձամբ կզբաղվեր աշխատակիցներին տեղեկատվության փոխանցման գործընթացով: Բայց ճիշտ կլիներ իրականացնել ընկերութունում ներքին հաղորդակցության աուդիտ, որի իրականացման համար անհրաժեշտ է տալ որոշ հարցեր: Ինչքան լավ է տարածվում տեղեկատվությունը ուղղահայաց և հորիզոնական? Որ տեղեկատվություն է սահամանափակ? Տեղեկատվության տարածման, որ միջոցներն են վատ օգտագործվում? Ինչպես այն ուղղել? Ինչքան պարզ լինի ընկերության հաղորդակցման պատկերը, այնքան ավելի էֆեկտիվ խորհուրդներ կարող է տրամադրվել և ներդրվել ընկերությունում:
Այսպիսով, աուդիտի նպատակն է բացահայտել ընկերության աշխատակիցների միջև իրականացվող հաղորդակցման թույլ և ուժեղ կողմերը: Աուդիտի իրականացման նպատակով, ցանկալի է կիրառել: Մատրիցայի տողերում պետք է նշել տեղեկատվության հիմնական բնորոշիչները /բնորոշումը/, իսկ սյուներում՝ հիմնական աղբյուրները, որոնցով տարածվում է տեղեկատվությունը:
Բացի մատրիցայից, կարելի է օգտագործել որոշ հարցեր, ինչպեսիք են. «Ինչքանով եք բավարարված ընկերությունում տեղեկտավության փոխանակման մեխանիզմով», «Ինչպիսի այլ տեղեկատվություն դուք կցանկանայիք ևս ստանալա» և այլն: Նշված հարցերին կարելի է պատասխանել՝ օգտագործելով գնահատման մեխանիզմներ, կամ ազատ պատասխանի մեխանիզմը:
Աուդիտի սկզբունքները (ներքին հաղորդակցություն)
Առաջինը պետք է հասկանալ աուդիտի իրականացման նպատակը: Կարճ և հստակ պետք է բացատրել, թե դուք ինչու եք այդ ամենն իրականացնում և անհրաժեշտ է պատասխանել աշխատակիցների բոլոր հարցերին:
Երկրորդը, աուդիտի իրականացումը կարելի է իրականացնել անոնիմ ռեժիմով, որը իհարկե ունի իր թերությունները ևս, քանզի աշխատակիցները կարող են ուղղակի յուրաքանչյուր հարցի պատասխանն գնահատել առավելագույն ձևովով, որը չի բացահայտի բոլոր թերությունները և կազմակերպությունը չի ունենա ամբողջական պատկերը: (ներքին հաղորդակցություն)
Երրորդ, ցանկալի է աուդիտն իրականացնել նույն օրը, որը աշխատակիցներին հնարավորություն չի տա քննարկել դետալները, և աուդիտի արդյուքնը կլնի ավելի հստակ: Ի դեպ այդպիսի մեխանիզմը կարելի է պարբերաբար կիրառել, սա այն ժամանակ է կարևոր, երբ ընկերությունում կատարվում են փոփոխություններ: Այս մեթոդը, փոփոխությունների ժամանակ կարող է վեր հանել տեղեկատվության փոխանակաման ժամանակ ի հայտ եկող սխալները:
Եզրակացության փոխարեն
Աշխատակիցը, որը աշխատում է սխալ տեղեկատվության հիման վրա, կամ իրեն զգում է ոչ վստահ և ոչ բավարարված, չի կարող աշխատել արդյունավետ ոչ իր, ոչ ընկերության համար: Դրանցից էլ գալիս են ցածր արդյուքները, ցանկության բացակայությունը՝ ընկերության շահույթի ավելացման մասով, շշուկները, բամբասանքը, բացասական տրամադրվածությունը իր կողմից և իր նկատամամբ ընկերության մյուս աշխատակիցների կողմից: (ներքին հաղորդակցություն)
Տեղեկատվության փոխանակության ճիշտ կառուցված մեխանիզմը հիմնվում է առաջին հերթին հետադարձ կապի վրա, աշխատակիցը չի կարող կիսել ընկերության նպատակները, խնդիրները և հաջողությունները, եթե չգիտի դրանց մասին:
Ձևավորեք հաղորդակցության ճիշտ մեխանիզմ, քանզի այն ձեր ընկերության հայան գրավականն է: